الجواب المختصر
رسالة الترحيب الجيدة على واتساب قصيرة وتجيب عن أربعة أشياء: من أنتم، وفي ماذا تستطيعون المساعدة، ومتى يرد الفريق، وماذا يفعل العميل بعد ذلك. وإن كان الرد يأتي من مساعد ذكي فاذكر ذلك بوضوح. اكتبها بلغة عميلك، وجرّبها على رسائل حقيقية قبل اعتمادها.
ما الذي تحتويه رسالة الترحيب الجيدة؟
- الاسم: اسم النشاط التجاري، حتى يعرف العميل أنه وصل إلى المكان الصحيح.
- المساعدة: جملة واحدة عمّا تستطيعون فعله على واتساب، مثل الاستفسار عن الخدمات أو طلب موعد.
- التوقيت: أوقات الدوام، ومتى يتوقع العميل الرد. لا تعد بوقت لا تلتزم به.
- الخطوة التالية: سؤال واحد واضح يسهّل على العميل أن يكتب جوابه.
- من يرد: هل المتحدث موظف أم مساعد ذكي؟ قل ذلك صراحة.
أمثلة جاهزة حسب النشاط
غيّر ما بين الأقواس ليناسب نشاطك. وإن كان الذي يرد شخصاً وليس مساعداً ذكياً فاحذف عبارة «أنا المساعد الذكي» وعرّف باسم الموظف.
عيادة
«أهلاً بك في [اسم العيادة]. أنا المساعد الذكي للعيادة. أستطيع مساعدتك في أوقات الدوام والموقع والخدمات وطلب موعد، وسيتابع معك أحد أفراد الفريق عند الحاجة. دوامنا من [الوقت] إلى [الوقت]. في الحالات الطارئة اتصل برقم الطوارئ [الرقم] ولا تنتظر ردنا هنا. كيف نخدمك؟»
صالون
«أهلاً بك في [اسم الصالون]. أنا المساعد الذكي للصالون. أخبرنا بالخدمة التي تريدها واليوم والوقت المناسبين لك، وسيؤكد الفريق الموعد. أوقات العمل من [الوقت] إلى [الوقت]. ما الخدمة التي تريدها؟»
مكتب عقاري
«أهلاً بك في [اسم المكتب]. أنا المساعد الذكي للمكتب. لنساعدك على أفضل وجه، أخبرنا: هل تبحث عن شراء أم إيجار؟ وفي أي منطقة؟ وما ميزانيتك التقريبية؟ وسيتواصل معك أحد مستشارينا في أوقات الدوام، من [الوقت] إلى [الوقت].»
معرض سيارات
«أهلاً بك في [اسم المعرض]. أنا المساعد الذكي للمعرض. اكتب لنا السيارة التي تهمك، وهل تريد معرفة التوفر والسعر أو ترتيب تجربة قيادة، وسيتابع معك الفريق. ساعات المعرض من [الوقت] إلى [الوقت].»
أخطاء شائعة
- رسالة طويلة تحتاج إلى تمرير. اجعلها بضعة أسطر.
- عدة أسئلة في رسالة واحدة. اطرح سؤالاً واحداً.
- وعد بوقت رد لا يلتزم به الفريق.
- كتابة أسعار قد تتغير. اكتب السعر فقط إن كنت ستحدّثه.
- إخفاء أن الرد آلي. العميل يستحق أن يعرف مع من يتحدث.
- في العيادات: ترك رقم الطوارئ بعيداً عن الرسالة الأولى.
كيف تضبط رسالة الترحيب؟
عند كتابة هذا المقال يتيح تطبيق واتساب للأعمال إرسال رسالة ترحيب تلقائية للعملاء الذين يراسلونك. راجع مقالة واتساب How to use greeting messages (بالإنجليزية) للتفاصيل الحالية، فميزات التطبيق قد تتغير. وإن كنت تستخدم نظاماً متصلاً بمنصة واتساب للأعمال الرسمية، فاسأل مزودك عن طريقة ضبط الرسالة.
Growme
Growme مساحة عمل ذكية ونظام CRM، وواتساب هو القناة الأولى. موظف Growme الذكي يرد بالعربية أو الإنجليزية من المعلومات التي تكتبها عن نشاطك، مثل أوقات الدوام والخدمات والأسئلة المتكررة، ويعرّف نفسه في المحادثة بأنه المساعد الذكي، ويحوّل المحادثة إلى فريقك عندما لا يعرف الجواب أو يطلب العميل شخصاً. يمكن ضبط اسم الموظف الذكي ونبرته ولغته، ويستطيع فريقك إيقافه في أي محادثة.
جرّب أي نص على رسائل حقيقية، وراجع المحادثات في أول أسابيع التشغيل. الأسعار في صفحة الأسعار.
أسئلة شائعة
ما الطول المناسب لرسالة الترحيب؟
بضعة أسطر قصيرة. الهدف أن يعرف العميل أنه وصل وماذا يكتب بعد ذلك، لا أن يقرأ تعريفاً كاملاً بنشاطك.
هل أكتبها بالفصحى أم باللهجة؟
اكتبها بلغة يفهمها عميلك بسهولة. الفصحى المبسطة مناسبة للجميع، ويمكنك أن تقترب من اللهجة الخليجية إن كان هذا أسلوب علامتك التجارية. جرّب النص على عدد من عملائك.
هل يجب أن أقول إن الرد من ذكاء اصطناعي؟
ينبغي ذلك. في Growme يعرّف الموظف الذكي نفسه في المحادثة بأنه المساعد الذكي، وفي المكالمات يقول إنه ذكاء اصطناعي إذا سأله المتصل.
هل أرسل رسالة الترحيب إلى عميل لم يراسلني؟
خارج نافذة الـ24 ساعة التي تبدأ عندما يراسلك العميل، لا تسمح Meta إلا برسائل القوالب المعتمدة. راجع Template fundamentals (بالإنجليزية) قبل أي إرسال.
هل أضع السعر في رسالة الترحيب؟
فقط إن كان ثابتاً وستحدّثه عند تغيّره. وإلا فاترك السعر للمحادثة أو لفريقك.